sharepoint offline formAvant-propos

Nomadisme, mobilité, gestion du mode déconnecté et des formulaires… Voici quelques-uns des enjeux rencontrés par les DSI dans leurs implementations des solutions SharePoint.
Mais il serait délicat de traiter globalement ces sujets dans un seul article, je vais donc m’appuyer sur un cas Client fictif afin de vous proposer un fil conducteur, et pour cadrer un minimum cette série d’articles :

  • Partie 1 : Choisir une solution pour PC nomade (Cet article)
  • Partie 2 : SharePoint Workspace
  • Partie 3 : Outlook et InfoPath
  • Partie 4 : Microsoft Access
  • Partie 5 : Les apps pour smartphones et tablettes
  • Partie 6 : Perspectives d’avenir avec HTML5

Au travers de ces articles, je tenterai de vous donner mon point de vue sur les différentes solutions qui s’offrent à vous.

Choisir une solution pour PC nomade

Nomadisme dans l’entreprise, des problématiques spécifiques

En réalité, nous parlons ici de nomadisme, mais de quoi s’agit-il ? Et bien ce terme couvre différentes problématiques et des usages variés.
Il y a tout d’abord ce que l’on qualifié de mobilité, et qui, par abus de language, couvre en general l’utilisation par les collaborateurs de l’entreprise des terminaux mobiles (Smartphones, tablettes…). De par les technologies impliquées et les problématiques particulières en jeu (Bring your own device « BYOD », contraintes multi-plateformes…), j’ai arbitrairement décidé que cette catégorie serait traitée ultérieurement dans cette série d’articles.
Nous allons nous concentrer dans un premier temps sur ce que l’on qualifiera ici de nomadisme, à savoir, l’utilisation de PC portables et netbooks en situation de déplacement, dans les locaux de l’entreprise ou en dehors.
Les populations concernées sont variées :

  • Populations commerciales “terrain”
  • Auditeurs qualité, contrôleurs de normes environnementales
  • Experts comptables et commissaires aux comptes…

Pour ces populations, de multiples besoins seront exprimés :

  • Accéder à mes données et documents partout et tout le temps
  • Gérer le mode totalement déconnecté (Zones aéroportuaires ou industrielles, hors couverture réseau…)
  • Gérer le mode “mal connect” et les connexions intermittentes (Bornes Wifi des hotels, cartes 3G dans le train…)

Outre la réponse à ces besoins fonctionnels, les solutions proposées doivent palier aux contraintes techniques des solutions alternatives encore fréquemment utilisées aujourd’hui. En effet, le besoin étant reel, les utilisateurs non equipés n’ont d’autre choix que d’utiliser des paliatifs extrèmement contraignants :

  • Les Clefs USB : Elles sont fréquemment perdues avec les informations potentiellement confidentielles qu’elles contiennent et les erreurs de manipulation restent fréquentes lors des copies entre le poste utilisateur et la clef (versions multiples, etc…)
  • Les solutions de synchronization “publiques” type Dropbox : Elles sont généralement hors de contrôle de la DSI, et posent de nombreuses questions juridiques sur la propriété des données stockées et la confidentialité…

Notre problématique Client en quelques lignes

Pour illustrer mon propos, consirédons le groupe hotellier « L’Ermitage Hotels », qui gère un grand nombre d’établissements à travers le monde. Des auditeurs parcourent régulièrement les hotels du groupe et établissent par une solution Web reposant sur SharePoint (De simples formulaires appuyés sur des listes…) des rapports sur les différents aspects de l’établissement visité :

  • Conformité aux critères qualité du groupe
  • Informations financières & besoins en investissements
  • Logistique et gestion des approvisionnements

La solution actuelle présente certaines contraintes fortes :

  • Les rapports sont souvent rédigés en situation de nomadisme, dans le train, ou dans des hôtels dont les connexions Internet par Wifi sont rarement fiables.
  • Les formulaires Web de SharePoint ne fonctionnent pas nativement en mode déconnecté, et gèrent mal les déconnexions intempestives inhérentes au nomadisme, ce qui a provoqué des pertes de données à répétition
  • Les utilisateurs éprouvent une grande difficulté à créer des états et rapports ad-hoc correctement formatés pour l’impression

Malgré l’usage de clefs 3G, ces contraintes ont généré beaucoup de frustrations, qui ont finalement conduits naturellement les utilisateurs à chercher des parades immédiates et des solutions de contournement, comme une pré-saisie dans Word. Mais en abandonnant l’outil de saisie par formulaires au profit d’un simple envoi de fichier Word, plus de consolidation possible des informations de manière structurée.

Ces problèmes vous rappellent quelque chose ?

Quels critères d’évaluation ?

Voici à titre de simple référence un certain nombre de critères d’évaluation que vous pouvez retenir pour qualifier les solutions adaptées dans vos propres études.

Des critères fonctionnels :

  • Accès aux bibliothèques de documents en mode déconnecté
  • Prise en charge des bibliothèques de formulaires
  • Gestion des métadonnées personnalisées
  • Gestion des vues standards
  • Gestion des vues personnalisées
  • Prise en charge des listes standards (Calendriers, tâches, contacts…)
  • Gestion des listes personnalisées
  • Synchronisation bi directionnelle des documents

Des critères organisationnels et financiers :

  • Niveau d’intégration avec le SI
  • Maîtrise de la technologie
  • Limitations identifiées
  • Besoins en éventuels développements spécifiques
  • Niveau d’acceptation par les utilisateurs
  • Besoins en accompagnement du changement et en formations
  • Pérennité de la solution au sein de l’offre Microsoft selon les roadmaps produit
  • Tarification, mode de licensing et coûts de maintenance

Les options retenues

A la lecture des problématiques rencontrées et des contraintes, j’ai retenu arbitrairement trois solutions Microsoft :

  • SharePoint Workspace
  • Outlook et InfoPath
  • Access

Les questions de licensing dépassant largement le cadre de cet article, voici juste pour référence une table des éditions Office qui vous donnera la disponibilité des produits dans chaque édition :


Famille (Etudiant) Famille & PME Standard Pro. Pro. Plus
Outlook Non Oui Oui Oui Oui
Access Non Non Non Oui Oui
InfoPath Non Non Non Non Oui
SharePoint Workspace Non Non Non Non Oui

Je tenterai dans les prochains articles de positionner chaque solution retenue selon ses forces et faiblesses.

Je réponds par avance aux remarques éventuelles, j’ai ici volontairement choisi d’exclure (peut-être provisoirement) les solutions de mobilité ou de gestion du mode offline d’éditeurs tiers. Je ne ferai donc que mentionner à titre indicatif :

Avis aux éditeurs ou revendeurs de ces solutions, n’hésitez pas à commenter !

Rendez-vous pour le prochain article sur SharePoint WorkSpace !

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