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Avant-propos

Nomadisme, mobilité, gestion du mode déconnecté et des formulaires…

Voici quelques-uns des enjeux rencontrés par les DSI dans leurs implementations des solutions SharePoint.

Voici donc la suite de mon tour d’horizon des solutions qui s’offrent à vous avec aujourd’hui mon point de vue sur la solution SharePoint Workspace :

  • Partie 1 : Choisir une solution pour PC nomade
  • Partie 2 : SharePoint Workspace (Cet article)
  • Partie 3 : Outlook et InfoPath
  • Partie 4 : Microsoft Access
  • Partie 5 : Les apps pour smartphones et tablettes
  • Partie 6 : Perspectives d’avenir avec HTML5

SharePoint Workspace… C’est quoi ?

SharePoint Workspace est souvent présenté par Microsoft comme le complément naturel de SharePoint pour la gestion du nomadisme et du mode déconnecté.

L’objet de cette série d’articles n’étant pas de “faire l’article” pour les produits mentionnés, je conseille donc cette vidéo, pour celles et ceux qui ne connaissent pas encore cette solution :

A y regarder de plus près, SharePoint workspace présente de nombreux atouts, mais aussi certaines contraintes, voire des contraintes certaines…

Les points forts

Les espaces collaboratifs en mode déconnecté

C’est certainement la première fonctionnalité mise en avant par Microsoft. Sharepoint Workspace permet en effet simplement de synchroniser un site d’équipe SharePoint en une seule opération, et ainsi de pouvoir travailler sur les documents, tâches et autres listes du site en mode déconnecté.

Cette fonctionnalité est accessible directement depuis le menu « Actions du site » de votre espace SharePoint :

Vous obtenez alors un « Workspace », globalement une copie locale et synchronisée des données et documents de votre site :

Le principe de fonctionnement est assez simple :

En résumé, vous travaillez sur une copie locale de l’ensemble des données, qui est automatiquement synchronisée avec votre serveur SharePoint.

Outre le fait de retrouver les fonctionnalités de votre site SharePoint, en tant qu’application Desktop, SharePoint Workspace vous fait bénéficier d’une intégration avec l’environnement Windows poussée.

Des notifications et alertes sur les mise à jour de documents :

Un système de messagerie instantanée avec indicateurs de présence :

Une intégration complète avec la recherche Windows :

La possibilité de réaliser des opérations avancées sur les bibliothèques de documents comme du drag and drop « depuis » et « vers » le bureau :

Il est à noter que ce mode de fonctionnement est tout aussi avantageux en mode déconnecté (son premier usage), qu’en mode « partiellement connecté » ou « mal connecté », comme dans les transports ou à partir de zones dont le débit Internet est faible.

En effet, l’ensemble des documents étant caché au niveau du poste de travail local, les temps d’accès aux documents sont très optimisés par rapport à un accès direct à SharePoint. De plus, lors de l’enregistrement, les mises à jour sont envoyées au serveur de manière asynchrone, c’est à dire sans interruption, d’où une sensation de grande vélocité.

Ainsi, des collaborateurs, par exemple Chinois, pourront avantageusement utiliser SharePoint Workspace pour travailler en commun avec des équipes Françaises sur des documents d’un serveur SharePoint sité à Paris. Une sorte de cache local pour SharePoint en somme, mais avec un coût de mise en oeuvre particulièrement réduit et une charge de déploiement minime.

La sécurisation des données

L’usage de solutions de mobilité implique nécessairement d’aborder les questions de sécurisation des données. Dans ce domaine, SharePoint WorkSpace brille particulièrement, en embarquant nativement une infrastructure fiable de cryptage des données stockées localement.

En voici une synthèse incluant l’impact de cette sécurité sur les différentes fonctionnalités de SharePoint WorkSpace :

Type de WorkSpace Les fichiers* sont-ils cryptées sur le disque Les données sont-elles cryptées sur le disque Les données sont-elles cryptées sur le réseau
SharePoint Non** Non** Non***
Groove 2010 Non** Oui Oui
Groove 2007 Oui Oui Oui
Dossier partagé Non Oui (par exemple pour la fonction discussion) Oui
* Ce point concerne les fichiers contenus dans l’outil “Document et fichiers”, ainsi que les pièces jointes à des éléments dans les autres outils.
** Les données stockées sur des disques durs peuvent être cryptées en utilisant la fonction de cryptage de disque de Windows BitLocker.
*** Les données échangées entre SharePoint WorkSpace et un serveur SharePoint peuvent être cryptées via un certificat SSL.

Ce point sera un élément clef d’évaluation des solutions, les situations de perte ou de vol de matériel en situation de mobilité étant fréquentes.

L’intégration avec les applications métiers

Toujours dans les points forts, SharePoint Workspace propose un puissant méchanisme d’intégration avec les applications métiers. Cette solution repose sur un composant de la plateforme SharePoint 2010, BCS (Business Connectivity Services).

En quelques mots, BCS permet d’interfacer les données et services d’une application métier avec des listes SharePoint. Je vous conseille la lecture de cet article de Michael Nokhamzon qui vous présentera de manière synthétique les capacités d’intégration de SharePoint avec des LOB comme SAP :

http://mickey75019.wordpress.com/2012/03/22/sap-duet-enterprise-sharepoint/

Toute la puissance de SharePoint Workspace consiste à rendre accessible en mode connecté et déconnecté ces données exposées par BCS au travers de SharePoint. Les usages sont nombreux :

  • Catalogue produit
  • Base Clients
  • Mini CRM…

Cette vidéo vous présentera de manière plus visuelle ces capacités avancées d’intégration au travers d’une application type :

Les points faibles

Après étude détaillée, et un certain nombre d’expérimentations, il apparaît que l’utilisation de SharePoint WorkSpace présente certaines limites et exceptions qui lui confèrent une certaine « lourdeur »…

Prise en compte partielle des objets complexes

Voici une liste j’espère exhaustive des éléments non supportés :

  • Depuis l’interface de SharePoint WorkSpace, les éléments de listes et documents des bibliothèques peuvent être ajoutés, modifiés et supprimés, mais on ne peut pas créer de nouveaux sites, listes ou bibliothèques (en clair on peut gérer les contenus et pas les contenants).
  • Les listes et bibliothèques des types suivants ne sont pas supportés : Calendrier (Probablement la limitation la plus pénalisante…), Bibliothèque de pages Wiki, Enquête, Bibliothèque de formulaires
  • Les vues suivantes et options ne sont pas supportées : Tâches du projet en vue diagramme de Gantt, Vues de type « Style », Dossiers, et la fonction de limitation du nombre d’éléments retournés
  • Les champs basés sur le contrôle « People picker » ne sont pas supportés
  • Les sites basés sur le modèle « Base de données Web Access » ne sont pas supportés
  • L’édition de pages de sites incluses dans une bibliothèque de pages n’est pas supportée
  • L’édition de documents liés à un élément de liste sous la forme pièces-jointes n’est pas supportée
  • La synchronisation des modifications apportées à un bloc-note OneNote n’est pas supportée
  • Les listes et librairies protégées par IRM (Information Rights Management) ne sont pas supportées

A noter que lorsqu’elles ne sont pas supportées, les listes et bibliothèques apparaissent tout de même dans le panneau de navigation de l’espace de travail, mais sont représentées par un simple lien vers la liste ou bibliothèque correspondante dans le site SharePoint :

Limitations sur le volume de données

Outre les limitations fonctionnelles précédemment listées, voici les limites essentielles observées liées au volume de données :

  • Chaque WorkSpace SharePoint 2010 crée est limité à 2Go de stockage et 500 fichiers
  • Chaque liste d’un WorkSpace ne peut contenir plus de 30 000 éléments
  • Le nombre total de documents dans l’ensemble des WorkSpaces est limité à 1 800

A noter que ces limitations ont été modifiées par le SP1 de la suite Office publié en juillet 2011, et font passer le nombre de documents maximum pour un workspace de 1800 à environ 10 000 éléments :

The approximate upper limit for documents that can be stored in the Ofice Document Cache before you can start to see significant impact on memory and performance, has changed from approximately 1,800 to 10,000 documents, depending on file size, type, and contents.
For details, see : http://technet.microsoft.com/en-us/library/ee649106.aspx

Mon point de vue

J’utilise SharePoint Workspace depuis quelques années maintenant, depuis le rachat de Groove (L’ancine nom de SharePoint WorkSpace) par Microsoft pour être précis. Je l’utilise principalement pour :

  • Créer des workspaces en peer to peer afin de gérer des groupes de travail sans la nécessité de donner des accès à notre SI interne
  • Me garantir un accès à nos espaces collaboratifs même hors connexion, principalement pour les documents

Par contre, à l’usage, deux points me semblent rédhibitoires :

  • Le non support (ou le support partiel) de listes SharePoint pourtant standard comme les calendriers n’est pas acceptable
  • La création de solutions plus avancées nécessite une montée en compétences forte et donc un investissement important sur un outil aujourd’hui assez peu rencontré sur le marché

En résumé, Sharepoint Workspace est très adapté aux besoins documentaires basiques, fournit un excellent niveau de sécurisation des données de base, mais nécessitera des compétences spécifiques pour aller plus loin.

Les prérequis de SharePoint WorkSpace 2010

Côté licences, SharePoint Workspace est disponible seul ou integré à la suite Office dans son édition « Pro Plus ».

Côté technique, voici les prérequis identifiés pour installer et faire fonctionner SharePoint WorkSpace 2010 :

Composant Configuration requise
Ordinateur et processeur Processeur de 500 MHz ou supérieur
Mémoire 256 Mo de mémoire vive (RAM) ou plus
Disque dur 1,5 Go d’espace disque disponible
Affichage Moniteur 1024 x 768 ou de résolution supérieure
Système d’exploitation Windows XP (SP3 obligatoire) (32 bits), Windows 7, Windows Vista avec Service Pack (SP) 1, Windows Server 2003 avec SP2 et MSXML 6.0 (Office 32 bits uniquement), Windows Server 2008 ou système d’exploitation 32 ou 64 bits ultérieur.
Configuration requise supplémentaire Windows Internet Explorer 7.0 ou version ultérieure, navigateur 32 bits uniquement.

Référence : http://technet.microsoft.com/en-us/library/ee624351.aspx#section14

Rendez-vous pour le prochain article sur Outlook et InfoPath !

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sharepoint offline formAvant-propos

Nomadisme, mobilité, gestion du mode déconnecté et des formulaires… Voici quelques-uns des enjeux rencontrés par les DSI dans leurs implementations des solutions SharePoint.
Mais il serait délicat de traiter globalement ces sujets dans un seul article, je vais donc m’appuyer sur un cas Client fictif afin de vous proposer un fil conducteur, et pour cadrer un minimum cette série d’articles :

  • Partie 1 : Choisir une solution pour PC nomade (Cet article)
  • Partie 2 : SharePoint Workspace
  • Partie 3 : Outlook et InfoPath
  • Partie 4 : Microsoft Access
  • Partie 5 : Les apps pour smartphones et tablettes
  • Partie 6 : Perspectives d’avenir avec HTML5

Au travers de ces articles, je tenterai de vous donner mon point de vue sur les différentes solutions qui s’offrent à vous.

Choisir une solution pour PC nomade

Nomadisme dans l’entreprise, des problématiques spécifiques

En réalité, nous parlons ici de nomadisme, mais de quoi s’agit-il ? Et bien ce terme couvre différentes problématiques et des usages variés.
Il y a tout d’abord ce que l’on qualifié de mobilité, et qui, par abus de language, couvre en general l’utilisation par les collaborateurs de l’entreprise des terminaux mobiles (Smartphones, tablettes…). De par les technologies impliquées et les problématiques particulières en jeu (Bring your own device « BYOD », contraintes multi-plateformes…), j’ai arbitrairement décidé que cette catégorie serait traitée ultérieurement dans cette série d’articles.
Nous allons nous concentrer dans un premier temps sur ce que l’on qualifiera ici de nomadisme, à savoir, l’utilisation de PC portables et netbooks en situation de déplacement, dans les locaux de l’entreprise ou en dehors.
Les populations concernées sont variées :

  • Populations commerciales “terrain”
  • Auditeurs qualité, contrôleurs de normes environnementales
  • Experts comptables et commissaires aux comptes…

Pour ces populations, de multiples besoins seront exprimés :

  • Accéder à mes données et documents partout et tout le temps
  • Gérer le mode totalement déconnecté (Zones aéroportuaires ou industrielles, hors couverture réseau…)
  • Gérer le mode “mal connect” et les connexions intermittentes (Bornes Wifi des hotels, cartes 3G dans le train…)

Outre la réponse à ces besoins fonctionnels, les solutions proposées doivent palier aux contraintes techniques des solutions alternatives encore fréquemment utilisées aujourd’hui. En effet, le besoin étant reel, les utilisateurs non equipés n’ont d’autre choix que d’utiliser des paliatifs extrèmement contraignants :

  • Les Clefs USB : Elles sont fréquemment perdues avec les informations potentiellement confidentielles qu’elles contiennent et les erreurs de manipulation restent fréquentes lors des copies entre le poste utilisateur et la clef (versions multiples, etc…)
  • Les solutions de synchronization “publiques” type Dropbox : Elles sont généralement hors de contrôle de la DSI, et posent de nombreuses questions juridiques sur la propriété des données stockées et la confidentialité…

Notre problématique Client en quelques lignes

Pour illustrer mon propos, consirédons le groupe hotellier « L’Ermitage Hotels », qui gère un grand nombre d’établissements à travers le monde. Des auditeurs parcourent régulièrement les hotels du groupe et établissent par une solution Web reposant sur SharePoint (De simples formulaires appuyés sur des listes…) des rapports sur les différents aspects de l’établissement visité :

  • Conformité aux critères qualité du groupe
  • Informations financières & besoins en investissements
  • Logistique et gestion des approvisionnements

La solution actuelle présente certaines contraintes fortes :

  • Les rapports sont souvent rédigés en situation de nomadisme, dans le train, ou dans des hôtels dont les connexions Internet par Wifi sont rarement fiables.
  • Les formulaires Web de SharePoint ne fonctionnent pas nativement en mode déconnecté, et gèrent mal les déconnexions intempestives inhérentes au nomadisme, ce qui a provoqué des pertes de données à répétition
  • Les utilisateurs éprouvent une grande difficulté à créer des états et rapports ad-hoc correctement formatés pour l’impression

Malgré l’usage de clefs 3G, ces contraintes ont généré beaucoup de frustrations, qui ont finalement conduits naturellement les utilisateurs à chercher des parades immédiates et des solutions de contournement, comme une pré-saisie dans Word. Mais en abandonnant l’outil de saisie par formulaires au profit d’un simple envoi de fichier Word, plus de consolidation possible des informations de manière structurée.

Ces problèmes vous rappellent quelque chose ?

Quels critères d’évaluation ?

Voici à titre de simple référence un certain nombre de critères d’évaluation que vous pouvez retenir pour qualifier les solutions adaptées dans vos propres études.

Des critères fonctionnels :

  • Accès aux bibliothèques de documents en mode déconnecté
  • Prise en charge des bibliothèques de formulaires
  • Gestion des métadonnées personnalisées
  • Gestion des vues standards
  • Gestion des vues personnalisées
  • Prise en charge des listes standards (Calendriers, tâches, contacts…)
  • Gestion des listes personnalisées
  • Synchronisation bi directionnelle des documents

Des critères organisationnels et financiers :

  • Niveau d’intégration avec le SI
  • Maîtrise de la technologie
  • Limitations identifiées
  • Besoins en éventuels développements spécifiques
  • Niveau d’acceptation par les utilisateurs
  • Besoins en accompagnement du changement et en formations
  • Pérennité de la solution au sein de l’offre Microsoft selon les roadmaps produit
  • Tarification, mode de licensing et coûts de maintenance

Les options retenues

A la lecture des problématiques rencontrées et des contraintes, j’ai retenu arbitrairement trois solutions Microsoft :

  • SharePoint Workspace
  • Outlook et InfoPath
  • Access

Les questions de licensing dépassant largement le cadre de cet article, voici juste pour référence une table des éditions Office qui vous donnera la disponibilité des produits dans chaque édition :


Famille (Etudiant) Famille & PME Standard Pro. Pro. Plus
Outlook Non Oui Oui Oui Oui
Access Non Non Non Oui Oui
InfoPath Non Non Non Non Oui
SharePoint Workspace Non Non Non Non Oui

Je tenterai dans les prochains articles de positionner chaque solution retenue selon ses forces et faiblesses.

Je réponds par avance aux remarques éventuelles, j’ai ici volontairement choisi d’exclure (peut-être provisoirement) les solutions de mobilité ou de gestion du mode offline d’éditeurs tiers. Je ne ferai donc que mentionner à titre indicatif :

Avis aux éditeurs ou revendeurs de ces solutions, n’hésitez pas à commenter !

Rendez-vous pour le prochain article sur SharePoint WorkSpace !